Le ministère de l’action
sociale, de la promotion de la femme et de l’alphabétisation a organisé, du 27 au 30 décembre 2013, dans le
cadre du programme d’assistance technique ciblée multisectorielle (PATCM) appuyé
par le Groupe de la Banque Africaine de Développement (BAD), un atelier de
formation en suivi-évaluation, de mise en place d’un mécanisme de
suivi-évaluation et d’un système d’information à l’Hôtel Cristal à Kpalimé.
Cette formation qui a réuni
53 cadres centraux et régionaux du ministère dont 20 femmes, a pour objectif
d’offrir aux cadres du département les outils nécessaires en suivi-évaluation
et de mise en place d’un système d’information dans la nouvelle approche de la
Gestion Axée sur les Résultats. La liste des participants est jointe au présent
rapport.
Le
présent rapport est articulé autour de la cérémonie d’ouverture, du déroulement
des travaux, des recommandations et de la cérémonie de clôture.
La cérémonie d’ouverture de
l’atelier a été marquée par deux interventions : celle du préfet de Kloto Monsieur APEDO A. Otteko et celle de la
Ministre de l’action sociale, de la promotion de la femme et de
l’alphabétisation, Madame Dédé Ahoéfa
EKOUE.
Dans son mot de bienvenue,
le Préfet du Kloto s’est d’abord réjouit du choix porté sur la ville de Kpalimé
pour servir de cadre au déroulement de l’atelier avant de souhaiter un bon
séjour à tous les participants. Il a enfin sollicité de la part de ceux-ci, du sérieux,
de l’assiduité, de la ponctualité et de la rigueur afin que les objectifs de
cet atelier soient pleinement atteints.
Dans son discours
d’ouverture, Madame la Ministre s’est félicitée de la tenue effective de cette
formation et a remercié le Groupe de la Banque Africaine de Développement (BAD)
pour son appui soutenu. Elle a indiqué que l’initiative du ministère
d’organiser une formation sur l’appropriation des instruments de conception du
mécanisme de suivi-évaluation et du système d’information s’inscrit d’une part
dans la droite ligne des fondamentaux de mise en œuvre de la Stratégie de
Croissance Accélérée et de Promotion de l’Emploi (SCAPE) qui est en lien étroit
avec la promotion du genre et le renforcement de la protection sociale. D’autre
part, elle répond à l’importance du renforcement des capacités des cadres de
l’administration publique et à la satisfaction des profondes et légitimes
aspirations des personnes vulnérables à des meilleures conditions de vie.
Pour finir, Madame la
Ministre a invité les participants à s’investir pleinement dans les travaux de
l’atelier et a profité de l’occasion pour présenter ses vœux les meilleurs de
l’année 2014 à toutes et à tous avant de déclarer ouverts les travaux
A- Les communications
Les travaux
de l’atelier ont porté sur trois (03) communications suivies de débats
animées par les Consultants, Messieurs
SANVEE Ayao Madjri et AGBEKPONOU Komlavi.
Monsieur AGBEKPONOU Komlavi, après avoir recueilli
les attentes des participants et présenté le contexte, les objectifs et les
résultats, il a abordé la première communication sur
la mise en place de système
de suivi-évaluation : définitions et préalables.
En substance, le
suivi-évaluation est un processus qui vise à mesurer de façon objective et
indépendante l’adaptation d’un projet ou d’un programme au but qui lui a été
assigné et les avantages retirés par les bénéficiaires. Il a pour objectif de
corriger immédiatement tout écart par rapport aux objectifs opérationnels, aux
ressources etc.
Les préalables pour la mise
en place d’un bon système de suivi-évaluation se résument à la disposition
d’une structure chargée de la planification et du suivi-évaluation, d’une
planification stratégique assortie d’une budgétisation et d’un système
statistique fonctionnel.
Les résultats attendus du
suivi-évaluation sont essentiellement les produits, les effets, les impacts, la
transparence dans l’utilisation des ressources et le degré de satisfaction des
bénéficiaires. Le champ d’action du suivi-évaluation révèle le besoin et le
domaine de couverture, la logique d’intervention du programme/projet qui est en
fait le point de départ de la mise en place du suivi-évaluation et qui mérite
une bonne appropriation.
Pour terminer, le
consultant a présenté le cadre institutionnel opérationnel qu’il a défini comme
étant le dispositif adéquat pour le suivi-évaluation de la mise en œuvre du document
de stratégie à décliner en Budget Programme et en Cadre de Dépense à Moyen
Terme (BP/CDMT). Pour ce faire, les différents acteurs du cadre institutionnel
sont le chef cellule, le chef de sous cellule et les points focaux. Des
missions sont assignées à chaque type d’acteur et les profils requis sont
généralement les planificateurs, les statisticiens, les économistes, les
gestionnaires et les informaticiens. Il importe avant tout d’informatiser le
système de suivi-évaluation
La deuxième
communication est relative au
mécanisme de suivi-évaluation. L’orateur a mis l’accent sur les outils opérationnels
d’un système du suivi-évaluation et leurs définitions suivant leur
canevas-type. Ces outils comprennent les outils de programmation et de gestion
opérationnelle que sont le plan de travail et budget annuel (PTBA), le plan
d’engagement de crédit (PEC), le plan de passation de marché (PPM) et le
tableau de bord des indicateurs (TBI), les outils de suivi opérationnel qui sont
déclinés en tableaux de suivi technico financier, de suivi périodique de plan
de passation de marchés et en tableau de suivi des indicateurs de performance, les
fiches de collecte des données, le rapport des tournées de suivi-évaluation, le
cadre logique et les indicateurs de suivi-évaluation. Les critères de
validation des indicateurs sont le CREAM et ceux de détermination et de
validation des cibles sont le SMART.
Dans la 3ème
communication portant sur comprendre
le système d’information, le Consultant SANVEE Ayao
Madjri a présenté trois points à savoir
: la clarification sur le système de communication, le système d’information
dans une institution et le système d’information de gestion d’un programme,
projet et politique.
Abordant le premier point relatif
à la clarification sur la communication,
il a convié les participants à un exercice de brainstorming pour définir la
communication, les formes, les types, les techniques de communication et
l’information. La communication, acte par lequel un message quitte un émetteur
vers un récepteur, est donc un élément de base pour atteindre les objectifs
fixés. Elle facilite la coordination et aide à la bonne collaboration entre les
acteurs des différents secteurs.
Le second point intitulé système d’information institutionnel a offert
l’occasion au consultant d’énumérer les formes et les types de communication. Il
a indiqué les techniques de communication avant de présenter l’organigramme du
ministère de la promotion de la femme et les moyens de communication. Pour
conclure, il a affirmé que le système d’information institutionnel permet de
rompre avec le manque de coordination de la communication et l’association
limitée des collaborateurs.
Le troisième point a porté
sur le système d’information de gestion
des projets, programmes et politiques. Le consultant a d’abord procédé à la
définition des concepts de système de gestion, de système d’information,
de système informatique et les types de système d’information avant de montrer
que l’objectif principal du système d’information de gestion d’un projet est de
planifier les activités, de suivre la mise en œuvre, d’évaluer les objectifs et
les buts des programmes et de fournir aux décideurs l’information nécessaire
pour suivre l’évolution d’un projet/programme et de pouvoir prendre des
décisions en temps voulu pour apporter des réajustements ou modifications. Il a
également montré les étapes de développement d’un système d’information de
gestion d’un projet, les conditions d’une sélection de stratégie
d’identification des besoins en information, les étapes de la conception du
système, les critères de qualité du système, la collecte des données et les
sources des données. Il a mentionné que le Togo dispose d’une loi sur
l’organisation des activités statistiques et qu’à ce titre, le droit au respect
des meilleures pratiques de production des données statistiques fiables,
impartiales et objectives est de rigueur.
Le consultant a enfin
présenté le cadre institutionnel et le
cadre logique sur la politique nationale d’équité et d’égalité de genre (PNEEG).
Il a montré que la PNEEG qui est adoptée en janvier 2011 est le premier cadre
de référence pour la promotion de la femme et l’égalité de genre au Togo. Il a
également exposé la vision, le but, les objectifs, les axes stratégiques et les
différents acteurs impliqués dans la mise en œuvre de la PNEEG, le mécanisme du
cadre institutionnel et le cadre logique de cette politique.
Ces
communications ont été suivies de débats très enrichissants. Ils ont porté notamment sur :
-
des exemples concrets de
suivi-évaluation liés au ministère ;
-
la nécessité d’une formation
complémentaire sur les outils de planification ;
-
le lien entre le plan
d’engagement de crédit (PEC) et le plan de passation des marchés (PPM) ;
-
la gestion des imprévisions
notamment celles liées aux catastrophes naturelles ;
-
la dissociation planification et suivi-évaluation ;
-
l’organigramme du ministère de la
promotion de la femme ;
-
les difficultés liées à la circulation de
l’information tant au niveau vertical qu’horizontal ainsi que dans les régions
et institutions rattachées ;
-
les relations
interpersonnelles ;
-
le plan de communication de tout
le ministère ;
-
la désagrégation des données
statistiques selon le genre, l’âge et autres ;
-
le renforcement des relations de
partenariat avec les institutions chargées de la statistique et autres
institutions ;
-
l’institution d’une direction de
planification et de suivi-évaluation ;
-
le processus d’élaboration, d’exécution
et d’évaluation des lettres de mission liée aux outils de mesures de
performances.
Par ailleurs, Madame la
Ministre est intervenue à deux reprises dans les débats. Premièrement, elle s’est
d’abord réjouie de la multiplicité des interventions des participants qui
témoignent à suffisance de l’intérêt qu’ils accordent à cette formation. Elle a
ensuite exhorté les participants à s’appuyer sur les documents de la formation
pour une meilleure compréhension et pour se familiariser avec les nouveaux
outils de planification et de suivi-évaluation. Enfin, elle a invité les
participants à exploiter les modules après la formation et au partage de
connaissances au sein du ministère qui regorge de compétences pour une
efficacité d’opérationnalisation des informations théoriques.
Dans sa seconde
intervention, elle a convié tous les participants à prendre cette formation au
sérieux pour en tirer le meilleur profit pour un suivi-évaluation efficace des
activités susceptibles de justifier la mobilisation des fonds. Elle a remercié
les Directeurs de cabinet, Madame la Secrétaire Général et le Conseiller pour
l’avoir convaincue de la durée de l’atelier et tous ceux qui ont œuvré pour sa
tenue effective. Elle a lié l’objet de la formation à la PNEEG et à l’audit
institutionnel du ministère de l’action sociale afin que les actions du
ministère soient valorisées et que l’impact de ses actions sur le quotidien des
populations soit évalué. Elle a, pour terminer, renouvelé ses vœux les
meilleurs pour l’année 2014.
A la fin de ces présentations et débats, les participants se sont répartis
en groupes de travail
III-
La cérémonie de clôture de l’atelier
L’atelier de
formation des cadres centraux et régionaux du ministère en suivi-évaluation, de mise
en place d’un mécanisme de suivi-évaluation et d’un système d’information a pris fin avec le mot de clôture du Directeur de Cabinet du
secteur Promotion de la Femme, Monsieur BILEBA Stanislas, représentant Madame la Ministre de l’action
sociale, de la promotion de la femme et de l’alphabétisation.
Dans son mot de clôture, Monsieur BILEBA Stanislas a relevé que le travail effectué au cours de cette rencontre doit être
considéré comme une prémisse à une nouvelle manière de fonctionnement de l’administration
sur laquelle chacun est invité à mettre du sien pour une plus grande efficacité
de l’exécution service public. Il a remercié, d’une part les uns et les autres
pour leur participation active à l’atelier et d’autre part les consultants,
pour leur expertise et le travail abattu. Il a enfin réitéré les remerciements
de Madame la Ministre au Programme du Groupe de la Banque
Africaine de Développement (BAD) pour son
appui financier qui a permis la réalisation de cette activité.
Conclusion
L’atelier a
connu une participation active et une mobilisation des cadres centraux et
régionaux à la maitrise du mécanisme de suivi-évaluation
et du système d’information.
Les échanges ont permis d’appréhender l’importance
du suivi-évaluation
et du système d’information dans la nouvelle donne de mise en œuvre des
programmes et projets dans notre pays et le rôle que les cadres, à des degrés
divers, sont appelés à jouer.
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