jeudi 23 janvier 2014

ACTION SOCIALE: FORMATION SUR LES OUTILS DE SUIVI EVALUATION ET DE PLANIFICATION

 
 
Le ministère de l’action sociale, de la promotion de la femme et de l’alphabétisation  a organisé, du 27 au 30 décembre 2013, dans le cadre du programme d’assistance technique ciblée multisectorielle (PATCM) appuyé par le Groupe de la Banque Africaine de Développement (BAD), un atelier de formation en suivi-évaluation, de mise en place d’un mécanisme de suivi-évaluation et d’un système d’information à l’Hôtel Cristal à Kpalimé.
Cette formation qui a réuni 53 cadres centraux et régionaux du ministère dont 20 femmes, a pour objectif d’offrir aux cadres du département les outils nécessaires en suivi-évaluation et de mise en place d’un système d’information dans la nouvelle approche de la Gestion Axée sur les Résultats. La liste des participants est jointe au présent rapport.
Le présent rapport est articulé autour de la cérémonie d’ouverture, du déroulement des travaux, des recommandations et de la cérémonie de clôture.
La cérémonie d’ouverture de l’atelier a été marquée par deux interventions : celle du préfet de Kloto Monsieur APEDO A. Otteko et celle de la Ministre de l’action sociale, de la promotion de la femme et de l’alphabétisation, Madame Dédé Ahoéfa EKOUE.
Dans son mot de bienvenue, le Préfet du Kloto s’est d’abord réjouit du choix porté sur la ville de Kpalimé pour servir de cadre au déroulement de l’atelier avant de souhaiter un bon séjour à tous les participants. Il a enfin sollicité de la part de ceux-ci, du sérieux, de l’assiduité, de la ponctualité et de la rigueur afin que les objectifs de cet atelier soient pleinement atteints.
 
Dans son discours d’ouverture, Madame la Ministre s’est félicitée de la tenue effective de cette formation et a remercié le Groupe de la Banque Africaine de Développement (BAD) pour son appui soutenu. Elle a indiqué que l’initiative du ministère d’organiser une formation sur l’appropriation des instruments de conception du mécanisme de suivi-évaluation et du système d’information s’inscrit d’une part dans la droite ligne des fondamentaux de mise en œuvre de la Stratégie de Croissance Accélérée et de Promotion de l’Emploi (SCAPE) qui est en lien étroit avec la promotion du genre et le renforcement de la protection sociale. D’autre part, elle répond à l’importance du renforcement des capacités des cadres de l’administration publique et à la satisfaction des profondes et légitimes aspirations des personnes vulnérables à des meilleures conditions de vie.
Pour finir, Madame la Ministre a invité les participants à s’investir pleinement dans les travaux de l’atelier et a profité de l’occasion pour présenter ses vœux les meilleurs de l’année 2014 à toutes et à tous avant de déclarer ouverts les travaux


 











 
 
 
 
 
 
A-  Les communications
 
Les travaux de l’atelier ont porté sur trois (03) communications suivies de débats animées par les Consultants, Messieurs SANVEE Ayao Madjri et AGBEKPONOU Komlavi.
Monsieur AGBEKPONOU Komlavi, après avoir recueilli les attentes des participants et présenté le contexte, les objectifs et les résultats, il a abordé la première communication sur la mise en place de système de suivi-évaluation : définitions et préalables.
En substance, le suivi-évaluation est un processus qui vise à mesurer de façon objective et indépendante l’adaptation d’un projet ou d’un programme au but qui lui a été assigné et les avantages retirés par les bénéficiaires. Il a pour objectif de corriger immédiatement tout écart par rapport aux objectifs opérationnels, aux ressources etc.
Les préalables pour la mise en place d’un bon système de suivi-évaluation se résument à la disposition d’une structure chargée de la planification et du suivi-évaluation, d’une planification stratégique assortie d’une budgétisation et d’un système statistique fonctionnel.
Les résultats attendus du suivi-évaluation sont essentiellement les produits, les effets, les impacts, la transparence dans l’utilisation des ressources et le degré de satisfaction des bénéficiaires. Le champ d’action du suivi-évaluation révèle le besoin et le domaine de couverture, la logique d’intervention du programme/projet qui est en fait le point de départ de la mise en place du suivi-évaluation et qui mérite une bonne appropriation.
Pour terminer, le consultant a présenté le cadre institutionnel opérationnel qu’il a défini comme étant le dispositif adéquat pour le suivi-évaluation de la mise en œuvre du document de stratégie à décliner en Budget Programme et en Cadre de Dépense à Moyen Terme (BP/CDMT). Pour ce faire, les différents acteurs du cadre institutionnel sont le chef cellule, le chef de sous cellule et les points focaux. Des missions sont assignées à chaque type d’acteur et les profils requis sont généralement les planificateurs, les statisticiens, les économistes, les gestionnaires et les informaticiens. Il importe avant tout d’informatiser le système de suivi-évaluation
La deuxième communication est relative au mécanisme de suivi-évaluation. L’orateur a mis l’accent sur les outils opérationnels d’un système du suivi-évaluation et leurs définitions suivant leur canevas-type. Ces outils comprennent les outils de programmation et de gestion opérationnelle que sont le plan de travail et budget annuel (PTBA), le plan d’engagement de crédit (PEC), le plan de passation de marché (PPM) et le tableau de bord des indicateurs (TBI),  les outils de suivi opérationnel qui sont déclinés en tableaux de suivi technico financier, de suivi périodique de plan de passation de marchés et en tableau de suivi des indicateurs de performance, les fiches de collecte des données, le rapport des tournées de suivi-évaluation, le cadre logique et les indicateurs de suivi-évaluation. Les critères de validation des indicateurs sont le CREAM et ceux de détermination et de validation des cibles sont le SMART.
Dans la 3ème communication portant sur comprendre le système d’information, le Consultant SANVEE Ayao Madjri a présenté trois points à savoir : la clarification sur le système de communication, le système d’information dans une institution et le système d’information de gestion d’un programme, projet et politique.
Abordant le premier point relatif à la clarification sur la communication, il a convié les participants à un exercice de brainstorming pour définir la communication, les formes, les types, les techniques de communication et l’information. La communication, acte par lequel un message quitte un émetteur vers un récepteur, est donc un élément de base pour atteindre les objectifs fixés. Elle facilite la coordination et aide à la bonne collaboration entre les acteurs des différents secteurs.
Le second point intitulé système d’information institutionnel a offert l’occasion au consultant d’énumérer les formes et les types de communication. Il a indiqué les techniques de communication avant de présenter l’organigramme du ministère de la promotion de la femme et les moyens de communication. Pour conclure, il a affirmé que le système d’information institutionnel permet de rompre avec le manque de coordination de la communication et l’association limitée des collaborateurs.
Le troisième point a porté sur le système d’information de gestion des projets, programmes et politiques. Le consultant a d’abord procédé à la définition des concepts de système de gestion, de système d’information, de système informatique et les types de système d’information avant de montrer que l’objectif principal du système d’information de gestion d’un projet est de planifier les activités, de suivre la mise en œuvre, d’évaluer les objectifs et les buts des programmes et de fournir aux décideurs l’information nécessaire pour suivre l’évolution d’un projet/programme et de pouvoir prendre des décisions en temps voulu pour apporter des réajustements ou modifications. Il a également montré les étapes de développement d’un système d’information de gestion d’un projet, les conditions d’une sélection de stratégie d’identification des besoins en information, les étapes de la conception du système, les critères de qualité du système, la collecte des données et les sources des données. Il a mentionné que le Togo dispose d’une loi sur l’organisation des activités statistiques et qu’à ce titre, le droit au respect des meilleures pratiques de production des données statistiques fiables, impartiales et objectives est de rigueur.
Le consultant a enfin présenté le cadre institutionnel et le cadre logique sur la politique nationale d’équité et d’égalité de genre (PNEEG). Il a montré que la PNEEG qui est adoptée en janvier 2011 est le premier cadre de référence pour la promotion de la femme et l’égalité de genre au Togo. Il a également exposé la vision, le but, les objectifs, les axes stratégiques et les différents acteurs impliqués dans la mise en œuvre de la PNEEG, le mécanisme du cadre institutionnel et le cadre logique de cette politique.   
Ces communications ont été suivies de débats très enrichissants. Ils ont porté notamment sur :
-          des exemples concrets de suivi-évaluation liés au ministère ;
-          la nécessité d’une formation complémentaire sur les outils de planification ;
-          le lien entre le plan d’engagement de crédit (PEC) et le plan de passation des marchés (PPM) ;
-          la gestion des imprévisions notamment celles liées aux catastrophes naturelles ;
 
-          la dissociation planification et suivi-évaluation ;
-          l’organigramme du ministère de la promotion de la femme ;
 
-           les difficultés liées à la circulation de l’information tant au niveau vertical qu’horizontal ainsi que dans les régions et institutions rattachées ;
 
-          les relations interpersonnelles ;
 
-          le plan de communication de tout le ministère ;
 
-          la désagrégation des données statistiques selon le genre, l’âge et autres ;
 
-          le renforcement des relations de partenariat avec les institutions chargées de la statistique et autres institutions ;
 
-          l’institution d’une direction de planification et de suivi-évaluation ;
 
-          le processus d’élaboration, d’exécution et d’évaluation des lettres de mission liée aux outils de mesures de performances.
Par ailleurs, Madame la Ministre est intervenue à deux reprises dans les débats. Premièrement, elle s’est d’abord réjouie de la multiplicité des interventions des participants qui témoignent à suffisance de l’intérêt qu’ils accordent à cette formation. Elle a ensuite exhorté les participants à s’appuyer sur les documents de la formation pour une meilleure compréhension et pour se familiariser avec les nouveaux outils de planification et de suivi-évaluation. Enfin, elle a invité les participants à exploiter les modules après la formation et au partage de connaissances au sein du ministère qui regorge de compétences pour une efficacité d’opérationnalisation des informations théoriques.
Dans sa seconde intervention, elle a convié tous les participants à prendre cette formation au sérieux pour en tirer le meilleur profit pour un suivi-évaluation efficace des activités susceptibles de justifier la mobilisation des fonds. Elle a remercié les Directeurs de cabinet, Madame la Secrétaire Général et le Conseiller pour l’avoir convaincue de la durée de l’atelier et tous ceux qui ont œuvré pour sa tenue effective. Elle a lié l’objet de la formation à la PNEEG et à l’audit institutionnel du ministère de l’action sociale afin que les actions du ministère soient valorisées et que l’impact de ses actions sur le quotidien des populations soit évalué. Elle a, pour terminer, renouvelé ses vœux les meilleurs pour l’année 2014.
A la fin de ces présentations et débats, les participants se sont répartis en groupes de travail
III-      La cérémonie de clôture de l’atelier
L’atelier de formation des cadres centraux et régionaux du ministère en suivi-évaluation, de mise en place d’un mécanisme de suivi-évaluation et d’un système d’information a pris fin avec le mot de clôture du Directeur de Cabinet du secteur Promotion de la Femme, Monsieur BILEBA Stanislas, représentant Madame la Ministre de l’action sociale, de la promotion de la femme et de l’alphabétisation.
Dans son mot de clôture, Monsieur BILEBA Stanislas a relevé que le travail effectué au cours de cette rencontre doit être considéré comme une prémisse à une nouvelle manière de fonctionnement de l’administration sur laquelle chacun est invité à mettre du sien pour une plus grande efficacité de l’exécution service public. Il a remercié, d’une part les uns et les autres pour leur participation active à l’atelier et d’autre part les consultants, pour leur expertise et le travail abattu. Il a enfin réitéré les remerciements de Madame la Ministre au Programme du Groupe de la Banque Africaine de Développement (BAD) pour son appui financier qui a permis la réalisation de cette activité.
Conclusion
 
L’atelier a connu une participation active et une mobilisation des cadres centraux et régionaux à la maitrise du mécanisme de suivi-évaluation et du système d’information.
Les échanges ont permis d’appréhender l’importance du suivi-évaluation et du système d’information dans la nouvelle donne de mise en œuvre des programmes et projets dans notre pays et le rôle que les cadres, à des degrés divers, sont appelés à jouer.
 


  
 
 
 
 
 



 
 



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