Dans
le cadre des activités du projet de Transfert Monétaire, en phase pilote dans
les régions de la Savane et de la Kara, une mission de recyclage en vue de préparer
les différents acteurs de la chaîne de traitement des données aux nouvelles
méthodes de saisies et d’organisation du circuit des informations s’est déroulée du 31 mars au
02 avril 2015 à Kara et à Dapaong.
COMPOSITION DE LA
MISSION
La mission était composée de :
Pour la Banque mondiale :
-
Madame Gilberte KEDOTE, consultante ;
-
Louis BOFFAN, consultant.
Pour le niveau central du département
-
Monsieur
AGBONON Kodjo Sivah, gestionnaire de
base de données à Lomé;
-
Madame PEN-
DJANGUENANE Falama,
gestionnaire de base de données à Lomé.
LES PARTICIPANTS
Les
acteurs impliqués du ministère chargé de l’Action Sociale notamment les
responsables de Zone (RZ), les Directeurs préfectoraux (DP), les Gestionnaires
de Base de Données (GBD), les Directeurs régionaux (DR) venus des régions des
Savanes (Oti et Kpendjal) et de la Kara (Doufelgou, Keran et Dankpen) ont pris
part à la rencontre.
OBJECTIFS DE LA MISSION
L’objectif de la mission était de préparer
les différents acteurs de la chaîne de traitement des données aux nouvelles
méthodes de saisies et d’organisation du circuit des informations. Il
s’agissait spécifiquement de :
-
collecter les
informations pour faire le point sur les difficultés rencontrées dans la mise
en œuvre;
-
recycler les
acteurs sur les outils devant servir à l’actualisation des listes en d’autre terme
un nouvel recensement ;
-
planifier des activités de formation des ACPE,
l’actualisation des listes et les budgets afférents.
-
Recenser les
difficultés au niveau des Gestionnaires de Base de Données (GBD) et des operateurs
de saisies (OPS) qui travaillent sur la
base de données dans les deux régions ;
-
faire connaitre
les nouvelles méthodes de saisies et de traitement de données aux Gestionnaires
de la Base de Données (GBD) et aux operateurs de saisies (OPS).
L’ETAPE DE KARA
Deux
interventions notamment celle du Directeur Régional de l’Action Sociale de la
Kara, Monsieur DAO Aklesso ainsi que celle
de la consultante ont marqué les travaux. Dans son mot d’ouverture, le DR a
souhaité la bienvenue aux participants et les a invités à une participation
effective et active afin d’atteindre les objectifs fixés pour ladite rencontre.
Pour
sa part, la consultante au programme a abordé les sujets sur lesquels doivent
porter les travaux à savoir les partages d’expériences par rapport au recensement,
la distribution des cartes, le suivi des paiements de TM, les difficultés
rencontrées sans oublier le recyclage en vue du nouveau recensement.
Les
différents points qui ont été discutés se résument comme suit :
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NOUVEAU
RECENSEMENT : CAS POUVANT SE PRESENTER
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CONDUITES
A TENIR
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Pour démarrer le recensement
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Si la question HH4a est positive,
poser aussi la question HH4b pour déterminer si le ménage est déjà dans le
programme ou s’il est nouveau.
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La question HH4b est positive :
c’est un ancien ménage
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·
Entourer la
bonne réponse (oui=1)
·
Reporter
l’ancien numéro d’ordre du ménage
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La question HH4b est négative :
c’est un nouveau ménage
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·
Entourer la
bonne réponse (Non=2)
·
Attribuer un
numéro à ce ménage en se référant au numéro du dernier ménage enregistré
(dernier numéro +1)
·
Inscrire tous
les membres du ménage
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Chef de ménage absent ou mort dans le
cas du ménage déjà enregistré
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·
Enregistrer le
numéro d’ordre et le nom et prénoms du CM seulement sans renseigner les autres colonnes.
·
Enregistre les autres
membres du ménage sans modification d’ordre
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Nouvelle entrée dans l’ancien ménage
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·
Garder l’ordre
d’enregistrement des ménages en inscrivant la nouvelle entrée en dernière
position
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Mère ou nourrice tutrice de l’enfant étant
partie ou morte
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·
Enregistrer les
numéros, noms et prénoms de la mère et de l’enfant seulement
·
Enregistrer la
nouvelle tutrice en première position
·
Puis
enregistrer l’enfant à la suite de la tutrice
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Mère éligible à qui on confie un autre
enfant : cas des faux jumeaux
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·
Enregistrer
tous les membres du ménage en gardant l’ordre
·
Ajouter le nom
de l’enfant confié et les autres informations le concernant.
·
Mettre une
croix derrière le numéro d’ordre de l’enfant enregistré en dernière position.
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Mère qui perd son enfant ou sa grossesse
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·
Enregistre le numéro
d’ordre
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Mère éligible ne possédant pas de
carte
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·
Enregistrer
comme nouveau ménage
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Mère de jumeaux ne percevant pas le
double du montant prévu
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·
Enregistrer la mère
comme mère de jumeaux
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QUELQUES DIFFICULTES RENCONTREES SUR
LE TERRAIN DEPUIS LE DEMARRAGE DES TRANSFERTS
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DIFFICULTES
RENCONTREES
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APPROCHES
DE SOLUTION
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Cartes comportant des erreurs (noms,
photos….)
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Bénéficiaires sans cartes
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Enregistrer comme nouveau ménage
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Planification de plusieurs villages
pour le payement
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Au maximum 4 villages/ jours
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Mères de jumeaux ne percevant pas le
double du montant prévu
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Les enregistrer comme mère de jumeaux
au cours du recensement.
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Dotation en carburant pour les RZ et
DP pour les suivis et causeries
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Augmenter la dotation en carburant (de
30 litres à 50 litres)
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Manque de protection contre les intempéries
pour les RZ et DP
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Doter les RZ et DP de raglans et
bottes
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Retard de payement des ACPE
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Régularisation en cours
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Le circuit de l’information est
seulement vertical
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La même information doit être partagée
à tous les acteurs
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Retard dans l’arrivée des fiches de
causeries sur le terrain
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Systématiser la distribution des
fiches de causerie aux ACPE et ASC
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Manque d’éclairage à la DPAS Dankpen
pour le fonctionnement du matériel informatique.
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DAPAONG
Les
acteurs de la région des Savanes ont relevé les mêmes problèmes que ceux de
leurs collègues de Kara que nous avons résumés dans le tableau ci-dessus.
GESTION DE LA BASE DE DONNEES
Les
travaux avec les GBD ont abondé sur la réception des fiches de recensement, les
saisies au niveau des operateurs de saisies, les contrôles des saisies, la
gestion des recours provenant des DPAS, l’importation des données, l’émission
des états de payement et les requêtes.
Les
GBD et les OPS ont été eux aussi recyclés sur les nouvelles méthodes de saisies
et de traitement des données. Pour ce faire, le consultant de la base de
données s’est appesanti abondamment sur les points saillants du nouveau recensement
qui se fera dans les jours à venir.
Dans
les deux régions, il a été convenu que les R Z assureront la formation des Agents
Communautaires de Protection de l’Enfant (ACPE) sous la supervision des DP.
Un
planning des activités pour effectuer le nouveau recensement a été élaboré de
même que le budget estimatif.
CONCLUSION
Au
total, la mission de recyclage en
vue de préparer les différents acteurs de la chaîne de traitement des
données aux nouvelles méthodes de saisies et d’organisation du circuit des
informations s’est bien déroulée. Elle a permis d’aguerrir les DP et RZ au prochain nouveau recensement et les GBD et
OPS de s’approprier les nouvelles méthodes de saisies et de traitement des
données.
