MISSION DE TERRAIN POUR PREPARER LES DIFFERENTS ACTEURS DE LA CHAINE DE TRAITEMENT DES DONNEES AUX NOUVELLES METHODES DE SAISIES ET D’ORGANISATION DU CIRCUIT DES INFORMATIONS

Dans le cadre des activités du projet de Transfert Monétaire, en phase pilote dans les régions de la Savane et de la Kara, une mission de recyclage en vue de préparer les différents acteurs de la chaîne de traitement des données aux nouvelles méthodes de saisies et d’organisation du circuit des informations s’est déroulée du 31 mars au 02 avril 2015 à Kara et à Dapaong.

COMPOSITION DE LA MISSION

La mission était composée de :

Pour la Banque mondiale :

-         Madame Gilberte KEDOTE, consultante ;

-         Louis BOFFAN, consultant.

Pour le niveau central du département

-         Monsieur AGBONON Kodjo Sivah, gestionnaire de base de données à Lomé;

-         Madame PEN- DJANGUENANE Falama, gestionnaire de base de données à Lomé. 

 

LES PARTICIPANTS

Les acteurs impliqués du ministère chargé de l’Action Sociale notamment les responsables de Zone (RZ), les Directeurs préfectoraux (DP), les Gestionnaires de Base de Données (GBD), les Directeurs régionaux (DR) venus des régions des Savanes (Oti et Kpendjal) et de la Kara (Doufelgou, Keran et Dankpen) ont pris part à la rencontre.

OBJECTIFS DE LA MISSION

L’objectif de la mission était de préparer les différents acteurs de la chaîne de traitement des données aux nouvelles méthodes de saisies et d’organisation du circuit des informations. Il s’agissait spécifiquement de :

-         collecter les informations pour faire le point sur les difficultés rencontrées dans la mise en œuvre;

-         recycler les acteurs sur les outils devant servir à l’actualisation des listes en d’autre terme un nouvel recensement ;

-          planifier des activités de formation des ACPE, l’actualisation des listes et les budgets afférents.

-         Recenser les difficultés au niveau des Gestionnaires de Base de Données (GBD) et des operateurs de saisies (OPS)  qui travaillent sur la base de données dans les deux régions ;

-         faire connaitre les nouvelles méthodes de saisies et de traitement de données aux Gestionnaires de la Base de Données (GBD) et aux operateurs de saisies (OPS).

 

L’ETAPE DE KARA

Deux interventions notamment celle du Directeur Régional de l’Action Sociale de la Kara,  Monsieur DAO Aklesso ainsi que celle de la consultante ont marqué les travaux. Dans son mot d’ouverture, le DR a souhaité la bienvenue aux participants et les a invités à une participation effective et active afin d’atteindre les objectifs fixés pour ladite rencontre.

Pour sa part, la consultante au programme a abordé les sujets sur lesquels doivent porter les travaux à savoir les partages d’expériences par rapport au recensement, la distribution des cartes, le suivi des paiements de TM, les difficultés rencontrées sans oublier le recyclage en vue du nouveau recensement.

Les différents points qui ont été discutés se résument comme suit :

 

NOUVEAU RECENSEMENT : CAS POUVANT SE PRESENTER	CONDUITES A TENIR
Pour démarrer le recensement	Si la question HH4a est positive, poser aussi la question HH4b pour déterminer si le ménage est déjà dans le programme ou s’il est nouveau.
La question HH4b est positive : c’est un ancien ménage	·        Entourer la bonne réponse (oui=1) ·        Reporter l’ancien numéro d’ordre du ménage
La question HH4b est négative : c’est un nouveau ménage	·        Entourer la bonne réponse (Non=2) ·        Attribuer un numéro à ce ménage en se référant au numéro du dernier ménage enregistré (dernier numéro +1) ·        Inscrire tous les membres du ménage
Chef de ménage absent ou mort dans le cas du ménage déjà enregistré	·        Enregistrer le numéro d’ordre et le nom et prénoms du CM seulement  sans renseigner les autres colonnes. ·        Enregistre les autres membres du ménage sans modification d’ordre
Nouvelle entrée dans l’ancien ménage	·        Garder l’ordre d’enregistrement des ménages en inscrivant la nouvelle entrée en dernière position
Mère ou nourrice tutrice de l’enfant étant partie ou morte	·        Enregistrer les numéros, noms et prénoms de la mère et de l’enfant seulement ·        Enregistrer la nouvelle tutrice en première position ·        Puis enregistrer l’enfant à la suite de la tutrice
Mère éligible à qui on confie un autre enfant : cas des faux jumeaux	·        Enregistrer tous les membres du ménage en gardant l’ordre ·        Ajouter le nom de l’enfant confié et les autres informations le concernant. ·        Mettre une croix derrière le numéro d’ordre de l’enfant enregistré en dernière position.
Mère qui perd son enfant ou sa grossesse	·        Enregistre le numéro d’ordre
Mère éligible ne possédant pas de carte	·        Enregistrer comme nouveau ménage
Mère de jumeaux ne percevant pas le double du montant prévu	·        Enregistrer la mère comme mère de jumeaux

 

QUELQUES DIFFICULTES RENCONTREES SUR LE TERRAIN DEPUIS LE DEMARRAGE DES TRANSFERTS

DIFFICULTES RENCONTREES	APPROCHES DE SOLUTION
Cartes comportant des erreurs (noms, photos….)
Bénéficiaires sans cartes	Enregistrer comme nouveau ménage
Planification de plusieurs villages pour le payement	Au maximum 4 villages/ jours
Mères de jumeaux ne percevant pas le double du montant prévu	Les enregistrer comme mère de jumeaux au cours du recensement.
Dotation en carburant pour les RZ et DP pour les suivis et causeries	Augmenter la dotation en carburant (de 30 litres à 50 litres)
Manque de protection contre les intempéries pour les RZ et DP	Doter les RZ et DP de raglans et bottes
Retard de payement des ACPE	Régularisation en cours
Le circuit de l’information est seulement vertical	La même information doit être partagée à tous les acteurs
Retard dans l’arrivée des fiches de causeries sur le terrain	Systématiser la distribution des fiches de causerie aux ACPE et ASC
Manque d’éclairage à la DPAS Dankpen pour le fonctionnement du matériel informatique.

 

DAPAONG

Les acteurs de la région des Savanes ont relevé les mêmes problèmes que ceux de leurs collègues de Kara que nous avons résumés dans le tableau ci-dessus.

GESTION DE LA BASE DE DONNEES

Les travaux avec les GBD ont abondé sur la réception des fiches de recensement, les saisies au niveau des operateurs de saisies, les contrôles des saisies, la gestion des recours provenant des DPAS, l’importation des données, l’émission des états de payement et les requêtes.

Les GBD et les OPS ont été eux aussi recyclés sur les nouvelles méthodes de saisies et de traitement des données. Pour ce faire, le consultant de la base de données s’est appesanti abondamment sur les points saillants du nouveau recensement qui se fera dans les jours à venir.

Dans les deux régions, il a été convenu que les R Z assureront la formation des Agents Communautaires de Protection de l’Enfant (ACPE) sous la supervision des DP.

Un planning des activités pour effectuer le nouveau recensement a été élaboré de même que le budget estimatif.

CONCLUSION

Au total, la mission de recyclage en vue de préparer les différents acteurs de la chaîne de traitement des données aux nouvelles méthodes de saisies et d’organisation du circuit des informations s’est bien déroulée. Elle a permis d’aguerrir les DP et RZ  au prochain nouveau recensement et les GBD et OPS de s’approprier les nouvelles méthodes de saisies et de traitement des données.