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Gloire à Jesus-Christ car l'orage est passé.

MISSION DE TERRAIN POUR PREPARER LES DIFFERENTS ACTEURS DE LA CHAINE DE TRAITEMENT DES DONNEES AUX NOUVELLES METHODES DE SAISIES ET D’ORGANISATION DU CIRCUIT DES INFORMATIONS

Dans le cadre des activités du projet de Transfert Monétaire, en phase pilote dans les régions de la Savane et de la Kara, une mission de recyclage en vue de préparer les différents acteurs de la chaîne de traitement des données aux nouvelles méthodes de saisies et d’organisation du circuit des informations s’est déroulée du 31 mars au 02 avril 2015 à Kara et à Dapaong.

COMPOSITION DE LA MISSION

La mission était composée de :

Pour la Banque mondiale :

-         Madame Gilberte KEDOTE, consultante ;

-         Louis BOFFAN, consultant.

Pour le niveau central du département

-         Monsieur AGBONON Kodjo Sivah, gestionnaire de base de données à Lomé;

-         Madame PEN- DJANGUENANE Falama, gestionnaire de base de données à Lomé. 

 

LES PARTICIPANTS

Les acteurs impliqués du ministère chargé de l’Action Sociale notamment les responsables de Zone (RZ), les Directeurs préfectoraux (DP), les Gestionnaires de Base de Données (GBD), les Directeurs régionaux (DR) venus des régions des Savanes (Oti et Kpendjal) et de la Kara (Doufelgou, Keran et Dankpen) ont pris part à la rencontre.

OBJECTIFS DE LA MISSION

L’objectif de la mission était de préparer les différents acteurs de la chaîne de traitement des données aux nouvelles méthodes de saisies et d’organisation du circuit des informations. Il s’agissait spécifiquement de :

-         collecter les informations pour faire le point sur les difficultés rencontrées dans la mise en œuvre;

-         recycler les acteurs sur les outils devant servir à l’actualisation des listes en d’autre terme un nouvel recensement ;

-          planifier des activités de formation des ACPE, l’actualisation des listes et les budgets afférents.

-         Recenser les difficultés au niveau des Gestionnaires de Base de Données (GBD) et des operateurs de saisies (OPS)  qui travaillent sur la base de données dans les deux régions ;

-         faire connaitre les nouvelles méthodes de saisies et de traitement de données aux Gestionnaires de la Base de Données (GBD) et aux operateurs de saisies (OPS).

 

L’ETAPE DE KARA

Deux interventions notamment celle du Directeur Régional de l’Action Sociale de la Kara,  Monsieur DAO Aklesso ainsi que celle de la consultante ont marqué les travaux. Dans son mot d’ouverture, le DR a souhaité la bienvenue aux participants et les a invités à une participation effective et active afin d’atteindre les objectifs fixés pour ladite rencontre.

Pour sa part, la consultante au programme a abordé les sujets sur lesquels doivent porter les travaux à savoir les partages d’expériences par rapport au recensement, la distribution des cartes, le suivi des paiements de TM, les difficultés rencontrées sans oublier le recyclage en vue du nouveau recensement.

Les différents points qui ont été discutés se résument comme suit :

 

NOUVEAU RECENSEMENT : CAS POUVANT SE PRESENTER	CONDUITES A TENIR
Pour démarrer le recensement	Si la question HH4a est positive, poser aussi la question HH4b pour déterminer si le ménage est déjà dans le programme ou s’il est nouveau.
La question HH4b est positive : c’est un ancien ménage	·        Entourer la bonne réponse (oui=1) ·        Reporter l’ancien numéro d’ordre du ménage
La question HH4b est négative : c’est un nouveau ménage	·        Entourer la bonne réponse (Non=2) ·        Attribuer un numéro à ce ménage en se référant au numéro du dernier ménage enregistré (dernier numéro +1) ·        Inscrire tous les membres du ménage
Chef de ménage absent ou mort dans le cas du ménage déjà enregistré	·        Enregistrer le numéro d’ordre et le nom et prénoms du CM seulement  sans renseigner les autres colonnes. ·        Enregistre les autres membres du ménage sans modification d’ordre
Nouvelle entrée dans l’ancien ménage	·        Garder l’ordre d’enregistrement des ménages en inscrivant la nouvelle entrée en dernière position
Mère ou nourrice tutrice de l’enfant étant partie ou morte	·        Enregistrer les numéros, noms et prénoms de la mère et de l’enfant seulement ·        Enregistrer la nouvelle tutrice en première position ·        Puis enregistrer l’enfant à la suite de la tutrice
Mère éligible à qui on confie un autre enfant : cas des faux jumeaux	·        Enregistrer tous les membres du ménage en gardant l’ordre ·        Ajouter le nom de l’enfant confié et les autres informations le concernant. ·        Mettre une croix derrière le numéro d’ordre de l’enfant enregistré en dernière position.
Mère qui perd son enfant ou sa grossesse	·        Enregistre le numéro d’ordre
Mère éligible ne possédant pas de carte	·        Enregistrer comme nouveau ménage
Mère de jumeaux ne percevant pas le double du montant prévu	·        Enregistrer la mère comme mère de jumeaux

 

QUELQUES DIFFICULTES RENCONTREES SUR LE TERRAIN DEPUIS LE DEMARRAGE DES TRANSFERTS

DIFFICULTES RENCONTREES	APPROCHES DE SOLUTION
Cartes comportant des erreurs (noms, photos….)
Bénéficiaires sans cartes	Enregistrer comme nouveau ménage
Planification de plusieurs villages pour le payement	Au maximum 4 villages/ jours
Mères de jumeaux ne percevant pas le double du montant prévu	Les enregistrer comme mère de jumeaux au cours du recensement.
Dotation en carburant pour les RZ et DP pour les suivis et causeries	Augmenter la dotation en carburant (de 30 litres à 50 litres)
Manque de protection contre les intempéries pour les RZ et DP	Doter les RZ et DP de raglans et bottes
Retard de payement des ACPE	Régularisation en cours
Le circuit de l’information est seulement vertical	La même information doit être partagée à tous les acteurs
Retard dans l’arrivée des fiches de causeries sur le terrain	Systématiser la distribution des fiches de causerie aux ACPE et ASC
Manque d’éclairage à la DPAS Dankpen pour le fonctionnement du matériel informatique.

 

DAPAONG

Les acteurs de la région des Savanes ont relevé les mêmes problèmes que ceux de leurs collègues de Kara que nous avons résumés dans le tableau ci-dessus.

GESTION DE LA BASE DE DONNEES

Les travaux avec les GBD ont abondé sur la réception des fiches de recensement, les saisies au niveau des operateurs de saisies, les contrôles des saisies, la gestion des recours provenant des DPAS, l’importation des données, l’émission des états de payement et les requêtes.

Les GBD et les OPS ont été eux aussi recyclés sur les nouvelles méthodes de saisies et de traitement des données. Pour ce faire, le consultant de la base de données s’est appesanti abondamment sur les points saillants du nouveau recensement qui se fera dans les jours à venir.

Dans les deux régions, il a été convenu que les R Z assureront la formation des Agents Communautaires de Protection de l’Enfant (ACPE) sous la supervision des DP.

Un planning des activités pour effectuer le nouveau recensement a été élaboré de même que le budget estimatif.

CONCLUSION

Au total, la mission de recyclage en vue de préparer les différents acteurs de la chaîne de traitement des données aux nouvelles méthodes de saisies et d’organisation du circuit des informations s’est bien déroulée. Elle a permis d’aguerrir les DP et RZ  au prochain nouveau recensement et les GBD et OPS de s’approprier les nouvelles méthodes de saisies et de traitement des données.

TRANSFERT MONETAIRE AU TOGO: LANCEMENT OFFICIEL

Dans le cadre du processus de mise en œuvre du projet pilote de transfert monétaire dans les régions de la Kara et des Savanes (121 villages en ce qui concerne le volet Banque mondiale et 93 villages pour le niveau gouvernement), une cérémonie de remise de matériel roulant au personnel du ministère chargé de l’action sociale qui travaille sur le projet des transferts monétaires dans les régions de la Kara et des Savanes s’est déroulé à LANDA (préfecture de la Kozah) le 14 janvier 2015, de 11h à 14h 30 au centre régional d’éducation et de formation de la femme.

La cérémonie a été marquée par la visite effective de Son Excellence Faure Essozimna GNASSINGBE, Président de la République. Il faut signaler aussi la présence de plusieurs membres du gouvernement, du représentant du représentant résident de la Banque mondiale au Togo, du représentant résident de l’Unicef et de plusieurs autres hautes personnalités.

C’est le Préfet de la KOZAH qui a souhaité la bienvenue aux populations venues massivement ovationner le Président de la République. Les discours des Ministres chargées de l’action sociale et du développement à la base ont rappelé les grandes orientations du projet de développement communautaire, filets sociaux, avant de remercier le Chef de l’Etat pour ses multiples efforts dans la lutte contre la vulnérabilité et la pauvreté de nos populations. Des remerciements ont été également formulés à l’endroit des partenaires techniques et financiers notamment la Banque mondiale, la Coopération japonaise et l’UNICEF qui appuient et accompagnent ce projet.

Par ailleurs, au cours de la cérémonie, quelques bénéficiaires sont venues témoigner devant le chef de l’Etat de l’usage qu’elles font des 5 000 F que le projet leur donne chaque mois. Pour certaines, ces fonds leur permet de bien s’occuper de la nourriture de leurs enfants à la maison comme à l’école, à les soigner en cas de maladies, et pour d’autres à faire les actes de naissance à ces derniers.

Ces matériels roulants remis à la Ministre chargé de l’action sociale par le Président de la République vont ainsi permettre aux 17 Responsables de Zones de la région de la Kara de coordonner et de suivre les activités de transferts monétaires et de causeries dans les 128 villages et aux 12 Responsables de Zones de la région des Savanes d’en faire autant dans les 73 villages de cette région sous la supervision des Directeurs Régionaux pour le volet Banque mondiale.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    

Jusqu’à ce jour, les résultats obtenus par le projet de développement communautaire, filets sociaux sont satisfaisants surtout dans les régions de la Kara et des Savanes.

En effet, pour la sous composante transfert monétaire, pour ce qui concerne le volet Banque Mondiale, les 121 villages prévus ont été entièrement couverts. Des 10.000 bénéficiaires prévus pour les transferts monétaires, 7.327 bénéficiaires ont été réellement payés au cours de l’année 2014.

Concernant, le financement du gouvernement, 5.775 bénéficiaires ont été recensés dont 4.762 ont été réellement payés.

Les étapes à venir sont notamment l’actualisation des listes des bénéficiaires, la poursuite de la réalisation des transferts monétaires, les visites à domiciles, l’appui conseil aux mères nourrices, le suivi technique de l’opération, le suivi financier de l’opération, le contrôle des listes des bénéficiaires.

TRANSFERT MONETAIRE VOLET BANQUE MONDIALE: FORMATION DES ACTEURS

Dans le cadre des activités du projet de Transfert Monétaire, en phase pilote dans les régions de la Savane et de la Kara, un atelier de recyclage en vue de l’actualisation de la liste des bénéficiaires et d’échange d’expériences s’est déroulé du 04 au 06 novembre 2014 à Sokodé. Organisé à l’intention des acteurs impliqués du Ministère chargé de l’Action Sociale notamment les responsables de Zone (RZ), les Directeurs préfectoraux (DP), les Gestionnaires de base de données (GBD), les Directeurs régionaux (DR), l’atelier a regroupé au total 43 participants (08 femmes et 35 hommes) venus des régions de Savanes (Oti et Kpendjal) et de la Kara (Doufelgou, Keran et Dankpen) dont la liste ci-jointe.

La rencontre a été facilitée par la consultante de la Banque mondiale à ce programme, Madame Gilberte KEDOTE. Elle a été appuyée par une équipe de la DGPE composée de Madame DJANGUENANE Falaman épouse PENN et de Monsieur AGBONON Kodjo Sivah.

En dehors des cérémonies d’ouverture et de clôture, trois temps forts ont marqué les travaux :

-         La collecte des informations pour faire le point sur les difficultés rencontrées lors du recensement, de la distribution des cartes aux bénéficiaires et le suivi des premiers transferts ;

-         Le recyclage sur les outils devant servir à l’actualisation des listes ;

-         La planification des activités de formation des ACPE, l’actualisation des listes et les budgets afférents.

I)                   L’OUVERTURE DES TRAVAUX 

Elle a été marquée par deux interventions notamment celle du Directeur Régional de l’Action Sociale des Savanes, Monsieur POUNPOUNI Koumai ainsi que celle de Madame la consultante. Dans son mot d’ouverture, le DR a souhaité la bienvenue aux participants et les a invité à une participation effective et active afin d’atteindre les objectifs fixés pour ladite rencontre.

Pour sa part madame la consultante au programme a abordé les sujets sur lesquels doivent porter les travaux de l’atelier à savoir les partages d’expériences par rapport au recensement, la distribution des cartes, le suivi des paiements de TM, les difficultés rencontrées sans oublier l’actualisation proprement dite.

II)                POINT SUR LES DIFFICULTES RENCONTREES LORS DU RECENSEMENT, DE LA DISTRIBUTION DES CARTES AUX BENEFICIAIRES ET LE SUIVI DES PREMIERS TRANSFERTS 

Abordant les travaux proprement dits, la Consultante a rappelé tout d’abord, les différentes étapes du projet et a ensuite demandé aux participants de se repartir en 05 groupes selon les préfectures pour relever au niveau de chaque phase les problèmes rencontrés et la manière dont ils ont trouvé des solutions puis de présenter une liste des points à discuter en plénière.

 Cette intervention a conduit les participants dans leurs groupes respectifs pour réflexion.

La plénière a  commencé par les présentations des travaux des préfectures de Kpendjal et de Doufelgou qui ont retenues l’attention de l’assistance jusqu’à la pause déjeuner. Les trois autres préfectures restantes ont passé leurs exposés à la reprise. Le contenu de chaque présentation a tourné autour des activités, des problèmes et les approches de solutions des phases de recensement, de distribution de cartes et de suivi de payements.

·         PHASE  DE  RECENSEMENT

-         Insuffisances de registres ;

-         Fiches mal agrafées ;

-         Mauvaises collaboration entre ACPE et ASC ;

-         Indisponibilités de certains ACPE et ASC ;

-         Mauvaise prise du Périmètre Branchial (PB);

-         Refus de certains bénéficiaires de se faire recenser ;

-         Manque de moyens logistique,

-         Habitats dispersés ;

-         Accès difficile des villages.

·        Distribution des cartes

-         Non implication des acteurs de l’Action Sociale lors des prises de photos ;

-         Erreurs de numéros d’identifiants ;

-         Bénéficiaires n’ayant pas leurs noms sur la liste ;

-         Cartes des ACPE ne sont pas confectionnées ;

-         Non implication des RZ lors des prises de photos ;

-         Cartes sans verso ;

-         Noms mal écrits ;

-         Pas de cartes de certains bénéficiaires dont on a pris des photos.

 

·        SUIVI  DES PAYEMENTS

-         Milieux enclavés

-         Non intéressement des ACPE

Au vue de ces présentations, beaucoup de problèmes ont trouvé  leurs solutions à la base avec l’aide des ACPE, chefs de villages, CVD et RZ. Retenons de façon générale que ces présentations ont été sanctionnées par des discussions très intéressantes qui ont relevé des inquiétudes d’une part et ont apporté des approches de solutions d’autre part. Des points saillants ci-dessous ont retenu l’attention des participants :

-         Le circuit de l’information n’est pas correct, il mérite d’être revu ;

-         Non concordance des listes validées aux listes des états et listes des photographes ;

-         Liste validées ne sont pas prises en compte par les bases de données ;

-         L’ACPE ne dispose pas de copie de l’état de paiement dont il est signataire ;

-         Prise de photo aux non bénéficiaires en remplacement des bénéficiaires absents ;

-         Non-conformité des listes des bénéficiaires aux listes validées ;

-         Séparer l’état des retardataires aux listes générales ;

-          Manque de rencontre d’échange entre tous les acteurs impliqués ;

-         Manque de motivation aux chefs de village ;

-         ACPE dont les photos ne sont pas prises dans quelques préfectures ;

-         Déplacement des bénéficiaires sur les nouveaux sites pour le TM.

Les discussions par rapport au recensement des vrais et faux jumeaux ont confirmé que ces cas n’ont pas été enregistrés au cours de cette opération. C’est sur ces débats que les travaux de la première journée ont pris fin.

III)              RECYCLAGE SUR LES OUTILS DEVANT SERVIR A L’ACTUALISATION DES LISTES 

Les travaux de la 2^e  journée ont débuté comme prévu à 8h 00 par la présentation du rapport des travaux du 1^er jour suivi des amendements  apportés par les participants. Après cette brève étape la consultante a présenté le programme de la journée qui se résumait essentiellement aux recyclages sur l’étape de l’actualisation.

A ce sujet, l’ensemble des participants a rappelé les raisons pour lesquelles l’on doit procéder à l’actualisation qui consiste à enregistrer les nouvelles entrées et sorties. Pour ce faire, des discussions ont été menées sur des cas particuliers qu’on pourrait rencontrer à savoir :

-      Cas d’une femme ayant perdu sa grossesse qui doit normalement continuer par bénéficier du traitement et qui ne peut être sortie qu’à cette phase précise ;

-      Cas d’une bénéficiaire décédée où la tutrice devient mère de faux jumeaux si elle était déjà dans le programme.

Pour mieux comprendre les différentes gymnastiques à opérer au cours de cette activité, les participants ont été renvoyés en commission où chaque groupe devait simuler 3 cas de figures pouvant faire l’objet d’actualisation notamment :

-      nouvelles entrées femmes enceintes ;

-      entrée enfant de 0 -24 mois ;

-      entrée enfant malnutri ;

-      nouveau ménage ;

-      sortie non prévue.

A la reprise, chaque groupe a présenté en plénière les résultats du travail effectué suivi des éclaircissements apportés par les uns et les autres ceci jusqu’à la pause de midi.

Dans l’après-midi, les participants ont reçu la visite de la coordonnatrice du ST/PDC+, Madame AGBOKA. Cette rencontre a permis aux uns et aux autres d’obtenir les réponses franches aux différentes inquiétudes soulevées la veille. Ainsi concernant le très crucial problème de moto, elle a dit qu’elle usera de tout son poids pour les mettre à disposition des acteurs dans un délai raisonnable et que c’était à cause des problèmes liés aux coûts additionnels de certaines activités nécessaires qu’elle a dues engager (frais liés au corporate et enquête de l’IRD) et à la lourdeur administrative qui auraient occasionné ce retard.

Elle a aussi manifesté son opposition quant au déplacement des femmes lors des paiements et qu’il revenait à la Poste de se déplacer vers les bénéficiaires. Pour les états de payement il a été convenu qu’à l’avenir, trois exemplaires seront établis pour permettre à la Poste d’en laisser une copie au DPAS qui devrait la remonter jusqu’au DRAS pour enfin être actualisée par les GBD avant d’être envoyée à la DGPE. Elle a aussi pris les noms des localités dans lesquelles les photographes ont pris de l’argent et a promis de faire tout pour que ceux qui ont pris cet argent puissent le rembourser. Elle a exprimé son regret pour le désagrément occasionné lors de la prise des photos et la distribution des cartes tout en expliquant que c’était dans le souci d’aller vite. Par ailleurs, les RZ peuvent préfinancer d’ores et déjà l’activité de paiement à venir, ils seront remboursés par la suite. Concernant le manque d’énergie électrique à Dankpen, et du problème de l’inefficacité de la clé USB de l’Oti ainsi que de l’insuffisance du réseau wifi de la DRAS Savane, elle a promis réfléchir sur ces différents problèmes afin d’apporter des solutions rapides appropriées.

 Bref elle a reconnu que tout n’était pas parfait mais au fur et à mesure les efforts seront déployés afin d’amoindrir à l’avenir ces dysfonctionnements observés. Elle a enfin annoncé que des rencontres trimestrielles de ce genre seront organisées pour mieux aplanir les éventuelles divergences et élucider les zones d’ombres.

Apres avoir répondu à plusieurs autres inquiétudes exprimées elle s’est retirée en laissant les participants continuer les travaux notamment sur la manière dont on devait se prendre pour effectivement faire l’actualisation. A cet effet, plusieurs activités doivent se faire en amont à savoir :

-      briefing aux ACPE ;

-      remise des cartes aux ACPE ;

-      distribution du matériel de travail aux ACPE ;

-      paiement effectif des ACPE.

IV)             LA PLANIFICATION DES ACTIVITES DE FORMATION DES ACPE, L’ACTUALISATION DES LISTES ET LES BUDGETS AFFERENTS.

Afin de bien planifier les différentes activités préalables devant aboutir à la tenue effective des activités de causeries éducatives et à l’actualisation, chaque préfecture devait se retrouver en groupe pour élaborer son planning. C’est cette activité qui a mis fin aux travaux du jour.

Les travaux du jour 3 ont démarré à 08heures par les travaux de groupe sur les planifications des activités de l’actualisation et de recyclage des ACPE de chaque préfecture. Les présentations en plénière ont révélé qu’à l’exception de Kpendjal  qui prévoit démarrer le 22 novembre 2014, les autres préfectures le débuteront à partir de 24  novembre 2014 pour une durée de 02 jours au maximum. Quant à l’actualisation, elle débutera à partir du 1^er Décembre 2014  pour une durée de 07 jours.

Après cette présentation des propositions de programmation des activités, les participants ont écouté la lecture du rapport du jour 2 suivi des apports des participants puis de son adoption.

Abordant les activités de routines (les visites à domicile) il a été relevé dans les discussions que les ASC n’ont pas un programme bien déterminé. Il est alors convenu que l’ASC et l’ACPE doivent travailler ensemble (planifier et animer les causeries éducatives, faire les visites à domicile). Il a été décidé de coupler l’activité de l’actualisation avec celle des causeries éducatives  ceci permettra  de rester dans les délais prévus afin d’évaluer les bénéficiaires à  la fin du projet.

En outre, pour une meilleure organisation des causeries éducatives, et dans le souci d’impliquer les ASC, les DR ont pris l’engagement d’écrire à leurs collègues de la santé.

La thématique de l’enregistrement des naissances et des jugements supplétifs a fait l’objet de discussion. Ainsi il a été recommandé aux RZ de faire la situation des enfants  frère et sœur qui n’ont pas d’acte de  naissance afin d’être référé au tribunal pour l’établissement des jugements supplétifs.

Enfin les RZ ont fait la situation des ACPE  qui n’ont pas encore été photographiés  et de ceux là qui ne sont pas encore dans le corporate afin d’être pris en compte pour  la suite du processus. Il s’agit de :

-         faire les photos aux ACPE, 

-         activer leur kit dans le corporate,

-         et les payer en même temps que les bénéficiaires.

CONCLUSION

Le DR savane a d’abord remercié les participants pour leurs intérêts proactifs aux travaux. Ensuite, il les a conviés au respect des planifications soumises par chaque acteur. Avant de finir, il a insisté sur la nécessité du partage d’information puis a déclaré clos les travaux.